Die Softwareanwendung “Vorstandssitzungen”, ermöglicht die einfache Planung, Dokumentation und Publikation von Vorstandssitzungen sowie den daraus resultierenden Beschlüssen

Die Anwendung "Vorstandssitzungen" ist eine workflowgesteuerte Datenbankanwendung unter Lotus Notes, die zur einfachen und effizienten Planung von Vorstandssitzungen sowie der Möglichkeit zur Dokumentation und Publizierung von Beschlüssen dient.

In unserer aktuellen Version der Anwendung werden die Bereiche: Vorstandsbeschlüsse, Vorstandssitzungen und Gremien berücksichtigt.

Die erfassten Informationen und angehangene Dokumente können zentral verwaltet, bearbeitet und ohne großen Aufwand an die verschiedenen Verantwortungsbereiche bzw. Teilnehmer der Organe und Gremien versendet werden. Ein weiterer Vorteil der Anwendung ist die Standardisierung der Abläufe beispielsweise zur Verteilung und Archivierung der Dokumente. Dadurch werden die Mitarbeiter im Vorstandsbereich spürbar entlastet und die Prozesse für die Führungskräfte besser steuerbar.

Die Schreib- und Leserechte für die verschiedenen Prozesse werden zuverlässig über die Notes-Gruppen abgebildet und verwaltet. Es ist damit sichergestellt, dass es nicht zu fehlerhafter Bearbeitung, Versand und / oder Zugriff kommt.

Funktionen in der Rubrik „Vorstandsbeschlüsse“:

• Einfache Erfassung neuer Beschlüsse
• Verteilung der Beschlüsse nach Verteilerliste per E-Mail
• Verwaltung der Beschlüsse in elektronischer Form, einschl. Archivierung über mehrere Jahre
• Schnelle und einfache Suche nach Nummern, Daten und Stichworten

Funktionen in der Rubrik „Vorstandssitzungen":

• Einreichen von TOP's (Tagesordnungspunkte) durch die Mitarbeiter
• Tagesordnungen aus den offenen TOP's zusammenstellen und Verteilung der Tagesordnungen per E-Mail über Verteilerlisten
• Effiziente Erstellung von Sitzungsprotokollen auf Basis der Tagesordnung
• Generierung von Dokumenten als „Auftrag" zur effizienten Überwachung, einschließlich Protokollausdruck
• Automatische Nachweisführung der Kenntnisnahme

Funktionen in der Rubrik „Gremien":

• Erfassung von Beschlüssen für die Unterrubrik „Verwaltungsrat"
• Erfassung der Protokolle und papierlose Verteilung per E-Mail
• Schnelle und einfache Suchfunktion im Archiv nach Nummern, Daten und Stichworten